Entreprise : pourquoi mettre en place un accueil téléphonique externalisé ?
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Pour une entreprise, qu’elle soit une grande enseigne, une PME ou une TPE, il est important de fidéliser sa clientèle. Dans cette optique, l’une des solutions est sans aucun doute la mise en place d’une permanence téléphonique. En effet, avec une permanence téléphonique, vous vous assurez que toutes les sollicitations de vos clients soient prises en charge rapidement. Les demandes et les réclamations sont également traitées plus rapidement et plus efficacement. Pourquoi mettre en place une permanence téléphonique ? Les lignes qui suivent en font le point.
Qu’est-ce que la permanence téléphonique externalisée ?
Pour faire simple, une permanence téléphonique externalisée est un service de gestion de l’accueil téléphonique. Le service est proposé par un prestataire qui se spécialise dans le domaine. Dans le cas d’un service externalisé, le prestataire se trouve dans un autre pays. Les agences externalisées peuvent utiliser des logiciels spécialisés en fonction de leurs clients comme Doctolib à Madagascar. Ce dernier permet la gestion en ligne des consultations pour les professionnels de santé et des prises de rendez-vous.
Une permanence téléphonique permet à l’entreprise d’externaliser la gestion de ses appels entrants. Elle assure de fournir aux appelants (clients et prospects) des informations utiles et exactes. Vous vous assurez ainsi d’être joignable à tout moment (24 h/24 et 7 j/7), et ce, même durant les jours fériés. Les prestataires externalisés dans le domaine de la permanence téléphonique s’adaptent généralement aux besoins de leurs clients.
De plus, les appels entrants sont traités en fonction des consignes qui ont été préalablement définies par les entreprises. D’une manière générale, la permanence téléphonique permet à l’entreprise d’avoir un accueil téléphonique professionnel et personnalisé. En outre, les téléconseillers renseignent les appelants sur les entreprises, ainsi que sur les services et produits de ces dernières. Ils identifient également la nature des appels, notent les informations ainsi que les transferts en fonction de leur importance.
Quels sont les avantages de faire appel aux services d’une permanence téléphonique externalisée ?
La mise en place d’une d’un accueil téléphonique externalisé propose de nombreux avantages. Le principal avantage concerne sans aucun doute les coûts qui y sont liés. En effet, cette solution est moins coûteuse que de recruter une standardiste pour votre entreprise. De plus, vous vous affranchissez des différentes contraintes qui sont liées au recrutement. Ce qui vous évite les frais de charge sociaux, les frais de fonctionnement, mais aussi l’achat des équipements. En optant pour un service externalisé, vous pouvez faire plus d’économie.
Les centres d’appel externalisés sont connus pour proposer une main-d’œuvre pas chère, mais compétente. Sachez également que les offres des centres d’appel sont modulables. Il est alors possible de bénéficier d’une tarification souple en fonction des besoins de votre entreprise. Outre le côté financier, mettre en place une permanence téléphonique permet de proposer un accueil téléphonique à taille humaine. Votre entreprise reste joignable à tout moment et vous vous assurez que les appels de vos clients soient traités de manière professionnelle.
Comment choisir son accueil téléphonique externalisé ?
Vous souhaitez bénéficier des différents avantages de la mise en place d’une permanence téléphonique ? Il est primordial de bien choisir son prestataire. Devant l’expansion du marché, de nombreux centres d’appel externalisés proposent leurs services. Il devient alors difficile de faire le bon choix. Pour vous aider, quelques critères sont à prendre en compte. Dans un premier temps, choisissez une permanence téléphonique en fonction de vos besoins. En effet, la flexibilité du service est l’un des critères les plus importants. Veillez à choisir un prestataire qui propose des options en fonction des besoins de votre entreprise.
Ensuite, choisissez en fonction des compétences interpersonnelles et des compétences techniques. Comme la permanence sera le premier contact avec votre entreprise, elle se doit de connaître votre secteur d’activité et d’être le plus professionnelle possible. Renseignez-vous aussi sur les références du prestataire avec lequel vous souhaitez collaborer. Avant de signer un contrat, ne manquez pas d’effectuer des tests. Cela vous permet d’évaluer les compétences des téléprospecteurs et de l’acoustique des plateaux.